Betroffene Daten |
Aufbewahrungszeit/ Löschungsfrist |
|
1. | Schülerstammblatt; Abschlusszeugnisse oder sie ersetzende Zeugnisse in Abschrift; Zeugnisse, die schulische Berechtigungen verleihen, in Abschrift; Urkunden, die zum Führen eine Berufsbezeichnung berechtigen, in Abschrift |
50 Jahre |
2. | Leistungsnachweise |
2 Jahre |
3. | alle übrigen Daten |
1 Jahr |
Die Löschfristen für die bei Nr. 1 und 3 genannten Daten beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlässt, für die Leistungsnachweise mit Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden. b) Daten von Lehrkräften Von Lehrkräften verarbeiten wir Name, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Lehrbefähigung und zum Unterrichtseinsatz sowie ggf. weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird bei der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt). Rechtsgrundlage Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der Lehrkräfte verarbeiten. Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Zwecke Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG). Auskunftspflicht gegenüber der Schule Eine Pflicht zur Auskunft durch Lehrkräfte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG. Empfänger An externe Stellen übermitteln wir Daten der Lehrkräfte nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. Zu den Empfängern gehören insbesondere: - Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG) - die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG) - die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG) - das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG) - das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG) - die jeweils zuständige Handwerkskammer als Träger überbetrieblicher Unterweisungsmaßnahmen (Art. 85 Abs. 1 i.V.m. Art. 59 Abs. 3 BayEUG i.V.m. § 21 BSO) - die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen (§ 37 Abs. 3 Satz 2 BBiG) - bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach BayArchivG - das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG) Dauer der Speicherung Grundsatz: Daten von Lehrkräften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Personaldaten: Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG). c) Daten des nicht unterrichtenden Personals Von nicht unterrichtendem Personal führen wir die Personaldaten, die zur Abwicklung des Dienstverhältnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird von der Dienst- oder Beschäftigungsbehörde geführt). Rechtsgrundlage Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dürfen Schulen die zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten des nicht unterrichtenden Personals verarbeiten. Die Datenverarbeitung im Rahmen der Führung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 BayBG. Danach darf eine Beschäftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen führen, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis für die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG.). Zwecke Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG). Empfänger An externe Stellen übermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. Zu den Empfängern gehören insbesondere: - Erziehungsberechtigte, Schülerinnen und Schüler (Art. 85 Abs. 1 BayEUG) - die zuständigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG) - die zuständigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG) - das Landesamt für Finanzen (Art. 103 ff. BayBG) - das Landesamt für Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG) - die jeweils zuständige Handwerkskammer als Träger überbetrieblicher Unterweisungsmaßnahmen (Art. 85 Abs. 1 i.V.m. Art. 59 Abs. 3 BayEUG i.V.m. § 21 BSO), - die für die Berufsausbildung zuständigen Stellen (§ 37 Abs. 3 Satz 2 BBiG) - bei archivierungswürdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zuständige Archiv nach dem BayArchivG - das zuständige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG) Dauer der Speicherung Grundsatz: Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Personaldaten: Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG). d) Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen (z.B. als Dienstleister oder Handwerker, Vertreter von örtlichen Behörden oder Personen, die sich an die Schule wenden) Name und Adressdaten Weitere Daten werden je nach Art des Geschäfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet. Rechtsgrundlage Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO (Abwicklung eines Vertrags) in Betracht. Zwecke Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient im Rahmen einer Einwilligung dem in der Einwilligung angegebenen Zweck oder bei der Abwicklung eines Vertrages der Erfüllung des jeweiligen Vertrages. Empfänger An externe Stellen übermitteln wir Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen nur, soweit es zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. Dauer der Speicherung Daten von Personen, die mit der Schule in Geschäftskontakt oder sonst in Kontakt stehen werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist. F) Ergänzende Datenschutzhinweise Hier finden Sie die ergänzende Nutzungsordnung zum Einsatz digitaler Medien/digitaler Lernumgebungen aufgrund langfristiger Unterrichtsbeeinträchtigungen (Stand: 13.03.2020) Hier finden Sie die Datenschutzhinweise zum Einsatz von Microsoft TEAMS (Stand: 19.05.2020) |